L'onorevole Bologna: "Smart working, grande opportunità ai tempi del Coronavirus"

"Con l'arrivo del Coronavirus lo Smart Working nelle aree colpite dall’epidemia (es Lombardia e Veneto) è diventata la misura adottata da moltissime realtà italiane per cercare di ridurre al minimo le possibilità di contagio con responsabilità sociale, pur portando avanti le proprie attività". Lo afferma l'onorevole Fabiola Bologna del Movimento 5 Stelle, medico neurologo appartenente alla Commissione Affari Sociali della Camera dei Deputati, già dirigente Medico Neurologo all’ospedale Manzoni di Lecco.

Bologna: "Grande opportunità"

"Nelle aziende italiane e nella Pubblica Amministrazione  si sta diffondendo il fenomeno dello Smart Working  - prosegue l'onorevole Oggi esiste un quadro normativo di riferimento. Secondo i risultati dell’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano il 58% delle grandi imprese  ha già introdotto iniziative concrete e per il 16% della Pubblica Amministrazione i sono progetti strutturati di lavoro Agile".

Cosa è lo Smart Working

"E'un modello organizzativo che interviene nel rapporto tra individuo e azienda. Propone Autonomia nelle modalità di lavoro a fronte del raggiungimento dei risultati  e presuppone il ripensamento “intelligente” delle modalità con cui si svolgono le attività lavorative secondo i principi di PERSONALIZZAZIONE, FLESSIBILITÀ e VIRTUALITÀ. Una modalità che aiuta il lavoratore a CONCILIARE i tempi di vita e lavoro e FAVORIRE la crescita della sua PRODUTTIVITÀ. innesca in un percorso di profondo CAMBIAMENTO CULTURALE e richiede un’evoluzione dei modelli organizzativi aziendali"

Policy organizzative

Regole e linee guida relative alla flessibilità di orario -inizio, fine e durata complessiva-, di luogo di lavoro e alla possibilità di scegliere e personalizzare i propri strumenti di lavoro.

Tecnologie digitali

Tecnologie digitali per supportare i nuovi modi di lavorare, facilitare la comunicazione, la collaborazione e la creazione di network di relazioni professionali tra colleghi.

Spazi di lavoro

La configurazione degli ambienti è fondamentale per garantire alle persone di lavorare nel luogo che soddisfi le loro necessità professionali

I benefici per l'ambiente

"le persone oggi sono pronte al cambiamento" conclude l'onorevole. " Inoltre ci sono benefici per l'ambiente: una sola giornata a settimana di smart working può far risparmiare in media 40 ore all’anno di spostamenti e per determina una RIDUZIONE di EMISSIONI pari a 135 kg di CO2 all’anno! E' una grande opportunità da non perdere".

Galateo digitale

– Siete a casa? Ciò non toglie che stiate lavorando, perciò comportatevi come se doveste andare in ufficio: vestitevi e organizzate una postazione di lavoro possibilmente neutra (risulterebbe poco professionale se i vostri colleghi vedessero alle vostra spalle i panni stesi, le tazze da lavare o i poster dei figli…).
– Procuratevi cuffie e microfono di buona qualità: i continui “mi senti?”, “non si sente” frammentano le conversazioni e i meeting on line rendendoli faticosi per tutti.
– Se organizzate un meeting, prima dello svolgimento chiedete ai vostri colleghi di fare una prova tecnica tutti assieme per essere sicuri di non avere intoppi. Verificate che tutti possano condividere slide, grafici o illustrazioni sul proprio schermo. Le presentazioni dal vivo sono facilmente replicabili in digitale, non c’è motivo per rinunciare a supporti iconografici.
– E’ buona norma disattivare il proprio microfono mentre parlano i colleghi, in modo che non interferiscano rumori di fondo.
– Strumenti come meet o webex, usati per i meeting on line, consentono di inviare contemporaneamente messaggi al team per chiedere, ad esempio, di prendere la parola. Usateli, anziché parlarvi addosso come in un talk show.
– Segnatevi gli appuntamenti in calendario e… siate puntuali con una agenda.

Best practice da prendere a esempio

#Checkin: è il buongiorno della giornata. Si comunicano le proprie attività e si condividono feedback o difficoltà. Strumenti: Slack.
#Virtualcoffee: 15 minuti di break a telecamere accese, per potersi guardare in faccia. Serve a condividere un momento di socialità, perciò è vietato parlare di lavoro. Strumenti: Slack + Google meet.

#DailyScrum: si fa il punto per singoli team sulle attività della giornata; un collega assume il ruolo di facilitatore. La durata dipende dal numero dei parecipanti. Strumenti: Google meet, webex, zoom.

#4to5pm: un’ora dalle 16 alle 17 per dibattere su un tema specifico proposto a turno da un collega, con domande e risposte. Si registra e si posta on line per chi non ha potuto assistere. Strumenti: Slack + Google meet.

#Co-design: progettazione collaborativa durante la fase iniziale di design per condividere idee e definire soluzioni condivise sulla base di obiettivi comuni. Grazie a dei tool tutti possono disegnare le proprie proposte. Strumenti: Miro, Freehand-Invision, Mural.

#PairProgramming: per favorire l’interazione tra colleghi, si lavora in coppia sulla scrittura di un codice: uno scrive, l’altro controlla. Strumenti: Slack + Google meet o Webex + Live shared di visual studio code.

#Circletime: si discute un argomento di interesse comune proposto da un collega. Un moderatore guida e vivacizza il dibattito e dà la parola ai partecipanti su richiesta (alzata di mano virtuale). Si possono invitare ospiti esterni e usare slide o dati su schermo condiviso. Durata; mezz’ora, estensibile a un’ora. Strumenti: Slack + Google meet, Twitch.

Board di Trello: lavagna virtuale interattiva che consente di organizzare il lavoro di singoli o team suddividendolo in task. I task possono essere organizzati o spostati in gruppi: ad esempio “da fare”, “fatto”, “in corso” ecc. Molto utile per avere una visione complessiva dell’andamento di un progetto. Strumenti: Trello + Google meet.

#moodic: dove si condivide la playlist aziendale in cui cui vuole può ascoltare ciò che i colleghi vogliono condividere. Strumenti: Spotify

#AMA: acronimo di Ask Me Anything, è una conferenza on line in cui una persona, in genere il Ceo, risponde via chat a qualsiasi domanda dei colleghi. Strumenti: Slack + Google meet.

#Slack: una serie di chat interne all’azienda organizzate in canali tematici; vengono usate le regole generiche di comunicazione dei virtual forum. Strumenti: Slack + Google meet.

#Email: rispetto alla normale posta elettronica ha alcune funzioni aggiuntive come poter inviare file e aggiungere contatti in copia conoscenza. Rispetto alle chat il tono è più formale. Viene usata per comunicazioni importanti. E’ buona norma inserire le proprie informazioni di contatto nella firma. Strumenti: posta elettronica

Virtual Meeting: meeting in videoconferenza. Le regole sono le stesse delle riunioni: parlare uno alla volta (microfono spento quando parlano gli altri per evitare l’eco). In questi meeting sono condivise anche le lavagne. Strumenti: Slack+google meet o webex, Jamboard.

Canali Meme, NSFW e Random: canali per scambiare contenuti umoristici. Su meme vengono scambiati post sulla quotidianità, su random si condividono link e articoli divertenti. Strumenti: Slack.

Pair design: due designer lavorano insieme per progettare un design concept, condurre attività di ricerca o disegnare alcune UX. Ci si possono dividere i ruoli (per esempio uno si occupa delle attività UX e l’altro di quelle legate al visual) oppure i task da portare a termine. In questo caso i due designer si alternano assumendo un ruolo di leading o di supporto. Strumenti: Slack, Freehand-invision, Abstract, Miro.

#Peerprise: serve per ringraziare un collega e manifestargli la propria gratitudine, raccontando in che modo si è ricevuto supporto. Strumenti: Slack.

#Decision: dove si prendono le decisioni collegialmente e dove si attuano delle pratiche collettive per prendere delle decisioni. Si utilizzano tecniche come KGotla. Strumenti: Slack

#Mente-vuota: serve per meditare on line seguendo meditazioni guidate, ma anche per discutere temi inerenti la meditazione e la crescita personale. Possono essere fatte anche meditazioni collettive in videoconferenza pianificate. Strumenti: Slack, Google Meet, Insight Timer, Human.Online
#comunicazioni-ufficiali: il canale dove ognuno può scrivere le comunicazioni ufficiali. Strumenti: Slack.

UX/UI Inspiration: un canale slack dove si condividono link interessanti su temi legati a visual design, interaction design, user experience design, user research. Strumenti: Slack.
Tutte le info su bcalmbcorp.com