Fin dove può arrivare la digitalizzazione aziendale?

Ormai il termine digitalizzazione è utilizzato ampiamente a livello aziendale e rappresenta una metodologia in grado di snellire molto qualunque aspetto professionale. Si pensi solo all’invio di documenti, alle firme digitali o alle semplici chat. Ma fin dove è possibile digitalizzare?

Documenti da archiviare e non solo

Oggigiorno esistono veri e propri software per la conservazione documentale. Con questo termine, si indica l’opportunità di archiviare documentazione con pieno valore legale. Attraverso strumenti come la firma digitale o la marca temporale, si eviteranno i costi e i tempi di stampa o di apposizione di marche da bollo, potendo comunque contare su documenti riconosciuti per legge.

Vi sono poi veri e propri software di tesoreria, pensati per gestire i flussi economici sia relativi alle spese che agli incassi. In tal modo, grazie a una condivisione di dati bancari in cloud, sarà sempre possibile monitorare il fondo cassa in maniera del tutto automatizzata, dal pagamento degli stipendi a quello delle fatture.

Laddove l’azienda adotti la formula della condivisione sui social, magari per lanciare messaggi di marketing o aggiornamenti sui nuovi prodotti, la pianificazione si automatizza grazie a software dedicati. Sarà infatti possibile inserire letteralmente in agenda tutti i post a livello settimanale o mensile, monitorare la risposta degli utenti e interagire in tempo reale.

Ciò consente di migliorare le strategie di vendita, di correggere il tiro dove serve, ma anche di verificare la necessità o meno di dedicarsi alla ricerca di nuove sfide.

Tracciatura delle merci

Per una ditta di trasporti, invece, la priorità è digitalizzare la “vita” delle merci dall’arrivo in magazzino fino alla meta finale. Il documento di trasporto si dematerializza e diventa così uno dei tanti dati che consentono di tracciare dall’inizio alle fine ogni singolo collo o prodotto.

Esistono programmi in grado di mostrare, chilometro dopo chilometro, l’intero viaggio di un carico, grazie a connessioni GPS con i camion dedicati, ad esempio. L’intera supply chain può essere digitalizzata e integrata con strumenti relativi al controllo delle spese, così da limitare gli errori e ottimizzare i tempi.

La possibilità di tracciare le merci diventa ancor più importante in caso di trasporto intermodale, ovvero quando queste vengono movimentate utilizzando solo in parte il trasporto su gomma, ma poi passano su navi, treni o persino aerei cargo.

Comunicazioni interne

All’interno di aziende con molti dipendenti, specie se è ampiamente presente la formula dello smart working, diventa invece prioritario poter comunicare e intervenire su documenti condivisi.

In tal senso, la digitalizzazione riguarderà intere sezioni e procedimenti, con la necessità di attuare una politica ben precisa sulle autorizzazioni alla sola visualizzazione o alla modifica di ciò che concerne il proprio settore.

Si potrà avere il polso della situazione in tempo reale e magari comunicare tramite chat interne che consentono una connessione immediata tra colleghi e superiori. Ovviamente, il contatto umano e l’interazione fisica o telefonica non sono da eliminare, ma rappresenteranno la giusta integrazione a un sistema più smart che avrà come obiettivo la semplificazione aziendale.