Fattura elettronica differita: cos'è, quando e come si fa

Il mondo delle partite IVA sta subendo alcuni cambiamenti, di recente. Si sente molto parlare, infatti, dell’obbligo di fatturazione elettronica estesa a tutti i forfettari a partire dal 1° gennaio 2024.

Questo ha portato nuovamente l’attenzione alle procedure e ad alcuni dubbi a volte mai chiariti, tra cui l’invio fattura elettronica in differita. Di che cosa si tratta? Quando va compilata e, soprattutto, in che modo?

In questo articolo cercheremo di dare tutte le risposte, facendo una panoramica esaustiva di questa particolare tipologia di fattura, soprattutto nell’ambito di quella elettronica in quanto tra non molto diventerà obbligatoria per tutti.

Che cos’è una fattura elettronica differita e differenze da quella classica

La fattura differita elettronica, regolamentata dall'art. 21 del DPR 633/1972, è un documento fiscale che attesta la cessione di beni e servizi con una tempistica differita rispetto alla transazione, ovvero in un momento diverso rispetto alla cessione del bene.

È una modalità che consente alle imprese di raccogliere in un'unica fattura diverse operazioni svolte nel corso del mese, semplificando così la gestione contabile in quanto non sarà necessario effettuare una per ogni singola transazione.

Le sue caratteristiche principali includono quindi il riferimento a uno stesso soggetto, operazioni svolte nello stesso mese, e l'esigibilità immediata dell'IVA.

Detto in altri termini, affinché sia emessa correttamente, le operazioni devono riguardare un unico cliente o fornitore e devono essere eseguite nell'arco del mese, con il pagamento dell'IVA che avviene indipendentemente dalla data di emissione.

Ciò rappresenta una deroga al principio della fattura immediata, che secondo la circolare 134/E/1994 dell'Agenzia delle Entrate dovrebbe avvenire invece al momento della transazione.

Vi è una differenza sostanziale, quindi, tra la fattura differita e quella tradizionale, legata al numero di operazioni che riporta al suo interno e al momento del rilascio.

Questa distinzione è cruciale anche nella registrazione nel sistema SDI dell'Agenzia delle Entrate, dove la fattura immediata deve essere inviata entro dodici giorni dalla transazione, mentre quella differita può essere registrata il mese successivo.

Differenze tra data di emissione, invio e trasmissione

Per riuscire a comprendere appieno quale sia la regolarità della fattura elettronica differita è importante fare un piccolo passo indietro e capire adeguatamente cosa si intende per data di emissione, invio e trasmissione.

Secondo il comma iniziale dell'art. 21 del D.p.r. n. 633/72, la fattura, sia essa cartacea o elettronica, è considerata emessa al momento della consegna, spedizione, trasmissione o messa a disposizione del cessionario o committente.

Nel contesto della fattura elettronica, l'emissione coincide in altri termini con il momento della sua trasmissione attraverso il Sistema di Interscambio (SdI) gestito dall'Agenzia delle Entrate.

In termini pratici, ciò significa che per quanto riguarda la fattura elettronica la data di emissione si allinea con la data di trasmissione e di invio al SdI, coincidendo.

Quando emettere una fattura differita

Una volta fatta chiarezza sul significato dei relativi termini, in relazione all’emissione, la trasmissione e la data di invio, non resta che chiarire, esattamente, quando deve essere emessa una fattura elettronica differita.

Secondo l'art. 21, comma 4 lett.a) del D.p.r. n. 633/72, questa documenta in particolare la cessione di beni con consegna o spedizione documentata tramite un DDT o documento analogo, o la prestazione di servizi identificabili attraverso documentazione idonea, eseguita nello stesso mese solare per lo stesso soggetto.

Per quanto riguarda la data in cui va emessa, in particolare, questa è stata fissata entro il giorno 15 del mese successivo a quello in cui l'operazione è stata eseguita.

È importante prestare attenzione al fatto che la data riportata in fattura differisce in relazione a quella solitamente inserita in una fattura immediata.

In particolare, l'Agenzia delle Entrate consente di inserire, nel campo "Data" della sezione "Dati Generali" del file della fattura, la data di predisposizione e contestuale invio all'SdI, o la data di almeno una delle operazioni effettuate nel mese, preferibilmente la data dell'ultima operazione.

Si tratta di una flessibilità che è stata introdotta per garantire una gestione più agevole delle operazioni commerciali, ma ha generato qualche incertezza, specialmente per quanto riguarda la numerazione progressiva dei documenti.

È fondamentale quindi comprendere questi dettagli per evitare problemi nella registrazione e nell'invio delle fatture elettroniche, assicurando conformità e precisione nei processi amministrativi.

Come compilare una fattura elettronica in differita

Nel caso di cessione di beni materiali, è essenziale al momento della compilazione della fattura elettronica differita indicare i Documenti di Trasporto (DDT) che hanno accompagnato la vendita o il trasporto.

Per le prestazioni di servizi, il DDT può essere sostituito da documenti quali contratti, ricevute fiscali, note di consegna o lettere di incarico. La fattura differita richiede poi l'inserimento di informazioni specifiche, come il codice TD24 o TD25, a seconda della natura della transazione.

Inoltre, la data della fattura differita può essere indicata come quella relativa a una delle transazioni, preferibilmente l'ultima del mese, l'ultimo giorno del mese o la data di invio tramite il sistema SDI.

Infine, è necessario allegare il DDT o documento analogo che documenti le operazioni effettuate nel periodo specificato.